Quando bisogna decidere se archiviare le informazioni aziendali in locale o sul cloud (o se eseguire la migrazione di tali dati da un’infrastruttura locale al cloud), il solo pensiero di fare questa scelta può sembrare molto complesso. Molte aziende, di piccole e grandi dimensioni, stanno passando a una soluzione cloud. Infatti, da un sondaggio del 2020 è emerso che il 41% dei carichi di lavoro aziendali verrà eseguito su piattaforme cloud pubbliche entro la fine dell’anno, mentre il 22% delle imprese userà un’opzione ibrida, ovvero una combinazione di entrambe. Lo studio ha evidenziato anche che i carichi di lavoro in locale si ridurranno del 10% entro la fine dell’anno, passando dal 37% al 27%.

Le aziende di piccole, medie e grandi dimensioni stanno adottando l’archiviazione nel cloud poiché in genere rappresenta la soluzione migliore in base a diversi criteri, ma ci sono dei casi limite in cui non è la scelta ideale. Diamo un’occhiata ai pro e i contro dell’archiviazione nel cloud e dell’archiviazione locale per avere le idee più chiare prima di decidere.

L’archiviazione locale rappresenta lo scenario in cui il server aziendale è ospitato all’interno dell’infrastruttura dell’organizzazione e, in molti casi, si trova fisicamente in sede. Ogni aspetto del server (controllo, gestione, manutenzione, approvvigionamento, ecc.) è gestito dall’azienda e dal suo team IT interno o da un partner IT. I dati e le altre informazioni vengono condivisi tra due computer attraverso la rete locale dell’azienda.

Con l’archiviazione nel cloud, i dati sono ospitati da un provider di servizi esterno come DATAPROTS. Il provider di servizi cloud acquista, installa e gestisce tutti i componenti hardware, software e il resto dell’infrastruttura di supporto nei suoi data center. Tu accedi a questi servizi e gestisci il tuo account tramite Internet dal tuo PC, un Web browser o un’app per dispositivi mobili.

Confrontando i potenziali costi relativi ai problemi di sicurezza, manutenzione, conformità, scalabilità, affidabilità e integrazione (solo per citarne alcuni), la domanda se “passare o non passare al cloud” può sembrare scoraggiante. Ecco nove considerazioni fondamentali da tenere presenti nella scelta tra il cloud e una soluzione locale:

Le decisioni aziendali spesso si riducono ai costi. Ma quando entra in gioco qualcosa di così importante come i dati critici, la decisione non è sempre riconducibile alle spese da sostenere. Vediamo la differenza tra il cloud e una soluzione locale in termini di costi e manutenzione:

Soluzione locale

Nel breve termine, la distribuzione dell’infrastruttura locale aziendale implica che dovrai investire grandi somme di denaro in anticipo per hardware, installazione, costi relativi alle licenze software, backup dei dati, servizi IT aggiuntivi, supporto e altro. Quando sarà tutto pronto, dovrai investire nel personale IT interno o esterno per il supporto continuo, la manutenzione e la sicurezza, oltre a coprire i costi energetici, i costi di hosting e a garantire lo spazio aggiuntivo necessario in sede. Inoltre, non dobbiamo dimenticare i componenti hardware, software, nonché gli acquisti e gli aggiornamenti delle licenze.
Se l’hardware non funziona e deve essere sostituito (o se desideri passare a nuove attrezzature), dovrai sostenere ulteriori investimenti. Per le nuove aziende, questo investimento di capitali può rappresentare uno svantaggio enorme. Tuttavia, non dovrai pagare canoni di abbonamento per i servizi cloud e potresti perfino ridurre le spese per Internet, poiché la tua infrastruttura richiede meno larghezza di banda per accedere ai file archiviati per i servizi basati sul cloud.

Cloud

Uno dei principali vantaggi offerti da un provider di servizi cloud è che non ci sono grandi costi iniziali. Paghi direttamente l’abbonamento mensile. I costi per manutenzione, aggiornamenti software, sicurezza e supporto sono a carico del provider di servizi cloud; in più, il personale non deve perdere tempo prezioso a risolvere eventuali problemi. Inoltre, la maggior parte dei provider di servizi include una grande quantità di spazio di archiviazione negli abbonamenti di base, oltre a vantaggi come una maggior sicurezza, la condivisione di file e tutti gli altri vantaggi offerti dal cloud (vedi i punti 2-9 di seguito).
Spesso, i costi complessivi per il cloud sono inferiori alle potenziali spese per l’uso di server/spazio di archiviazione locale, il raffreddamento, lo spazio fisico, i costi dell’elettricità e così via. Ricorda: i costi dei provider di servizi cloud possono variare molto, quindi assicurati di confrontare i prezzi e di vedere quali strumenti di pianificazione offrono, come il calcolatore di prezzi, le stime per la migrazione e altro.

Che il data center sia locale o nel cloud, la questione della sicurezza del cloud (sia fisica che virtuale) deve essere centrale. È anche il motivo per cui quasi la metà dei decision maker IT sceglie di non passare al cloud. Il 58% di loro ritiene che le app che entrano in contatto con sistemi o dati critici devono essere locali. Ma queste preoccupazioni sono giustificate? Diamo un’occhiata ai pro e ai contro di entrambe le soluzioni in termini di sicurezza:

Soluzione locale

Le aziende che scelgono di rimanere ancorate alla propria applicazione locale spesso pensano che avere tutto in sede significhi avere un maggiore controllo. Inoltre, dal momento che non sono coinvolti provider di servizi di terze parti, meno persone hanno accesso all’applicazione. Tuttavia, se scegli di rimanere in un ambiente locale, la responsabilità di creare un sistema di sicurezza sarà tua e soltanto tua.
Questo approccio richiede un livello elevato di competenze in materia di sicurezza, un monitoraggio e una manutenzione costanti delle risorse fisiche (come hardware, server, spazio fisico) e della rete. Avrai bisogno di strumenti di sicurezza per costruire un firewall formidabile, oltre alla crittografia e al controllo sicuro degli accessi. E naturalmente, tutto questo richiede una grande quantità di tempo e denaro per la tua azienda.

Cloud

Alcune aziende potrebbero essere riluttanti alla migrazione al cloud, ma la sicurezza nel cloud non è mai stata così efficace, il che alleggerisce gli oneri della tua azienda.

I migliori provider di servizi cloud garantiscono una sicurezza completa a più strati che include quanto segue:

- Sistemi di controllo di accesso

- Monitoraggio continuo delle minacce

- Crittografia dei dati in movimento e inattivi

- Sicurezza dei data center fisici

- Ridondanza dei dati

- Convalida continua

- Protezione dell'eliminazione dei file in massa

- Monitoraggio di attività e accessi sospetti

A differenza dell’archiviazione locale, un team di esperti di cybersecurity globale ti aiuterà a proteggere le risorse e i dati aziendali in qualsiasi momento.

Naturalmente, potranno verificarsi delle violazioni, proprio come accade nelle soluzioni locali. Le aziende che usano il cloud possono mitigare questo problema sfruttando processi di onboarding e offboarding per gestire l’accesso dei dipendenti e capire come e quando usano applicazioni esterne.

Molte aziende nel settore finanziario e sanitario (e non solo) sono soggette a requisiti di conformità imposti da normative come GDPR, per citarne solo alcune. Quindi, qual è la scelta migliore tra soluzione locale e cloud in termini di conformità?

Soluzione locale

Che debbano essere rispettate normative locali, internazionali o specifiche di un determinato settore, garantire la conformità implica la necessità di avere conoscenze e competenze specializzate. Se scegli di creare o continuare a usare la tua infrastruttura locale, può essere costoso. Dovrai assicurarti di configurare e gestire i tuoi sistemi in modo conforme, oltre ad avere a disposizione i dipendenti e le risorse ideali per farlo.
Rispettare i requisiti di conformità significa assumere persone esperte di particolari normative, monitorare continuamente sistemi/accessi, creare procedure per la gestione degli incidenti e usare la crittografia dei dati. In caso di problemi, la responsibilità ricade al 100% sulla tua azienda in quanto proprietaria dei server e delle risorse di archiviazione. Se la tua infrastruttura dovesse risultare non conforme o dovessi pagare una multa per questo motivo, dovrai sostenere anche questi costi.

Cloud

Collaborare e mantenersi produttivi con DATAPROTS DRIVE

Archivia, condividi, proteggi e collabora sui tuoi file ovunque e da qualsiasi dispositivo.

DATAPROS DRIVE

L’utilizzo di un provider di servizi cloud conforme può ridurre sensibilmente i costi relativi alla conformità per la tua azienda. A differenza di una soluzione locale, un provider di servizi cloud di prim’ordine dispone di team di esperti con certificati di conformità in decine di settori chiave, tra cui quello sanitario, governativo, finanziario, dell’istruzione, produttivo e dei media. Per non parlare dei gruppi che interagiscono a livello globale con enti pubblici, autorità competenti, organismi di normazione e organizzazioni non governative.
Nota: alla fine, la tua azienda sarà responsabile del mancato rispetto dei requisiti di conformità, quindi dovresti chiedere al tuo provider di servizi cloud certificati di conformità o risultati dei controlli.

Quando è il momento di far crescere l’azienda, le soluzioni locali e cloud sono immensamente diverse. Ecco tutto quello che c’è da sapere:

Soluzione locale

Quando l’infrastruttura locale non è più in grado di gestire il suo carico di lavoro in evoluzione, devi ingrandirla aggiungendo risorse come nuovi componenti hardware e software e una memoria e una potenza di calcolo maggiori. L’espansione delle risorse di calcolo richiede denaro, fatica, competenze, acquisti, hardware, software, sistemi di monitoraggio e tempo prezioso. E se il picco della domanda è di breve durata, la tua spesa si rivelerà altamente inefficiente.

Cloud

Con l’archiviazione nel cloud, non saranno necessari server rack o stack. Nel cloud, le aziende possono calcolare i carichi di lavoro in base a determinate metriche secondo necessità (in pochissimi semplici clic) usando funzionalità integrate. Questa caratteristica consente di ingrandire, ridimensionare, scalare verticalmente o orizzontalmente, e perfino automaticamente, in tutta facilità. Questa flessibilità riduce notevolmente i costi fissi associati al monitoraggio e alla scalabilità manuali delle risorse.

Prima di tutto, l’accesso ai server deve essere rapido e affidabile, offrendo al contempo una buona esperienza utente. Per quanto riguarda l’affidabilità, ecco alcuni aspetti da tenere presenti quando si deve scegliere tra l’archiviazione nel cloud e quella locale:

Soluzione locale

Ad alcune aziende piace l’idea di avere una soluzione locale poiché non richiede una connessione Internet per consentire ai dipendenti in sede di accedere alla risorsa di archiviazione, rendendola completamente disponibile senza la necessità di una buona connessione. Tuttavia, il fatto che tutti i dati risiedano nel server limita l’accesso solo alle persone che lavorano in sede, escludendo di fatto i tanti lavoratori remoti di oggi. Inoltre, la soluzione locale richiede un sistema di alimentazione e un sistema di alimentazione di backup (come un generatore), oltre a un sistema di backup per l’archiviazione, il che andrà ad aggiungersi agli altri costi.

Cloud

Una connessione Internet buona, veloce e affidabile è fondamentale per l’archiviazione nel cloud. La mancanza di connessione si traduce nell’impossibilità di accedere ai file, e una connessione lenta può essere equamente frustrante. Un’interruzione della connessione può ritardare le operazioni e rallentare la produttività. Assicurati di avere una buona connessione Internet prima di passare all’archiviazione nel cloud. Molti optano per una connessione Internet di backup se tutto (o quasi tutto) il carico di lavoro si svolge nel cloud.

Il ripristino di emergenza può essere uno dei peggiori incubi per un’azienda. Uno studio ha rilevato che la metà delle aziende non è pronta per eseguire un ripristino di emergenza. Vediamo la differenza tra una soluzione locale e il cloud:

Soluzione locale

Con i sistemi di archiviazione locale, i dati vengono archiviati in un server interno, il che significa che l’azienda si assume un rischio maggiore in termini di perdita dei dati. Eppure, molte aziende scelgono di mantenere l’archiviazione in locale, ma con un servizio di backup in remoto per evitare di perdere i dati. L’80% delle organizzazioni che usano server locali ancora sfrutta il cloud per una porzione minima della loro strategia di protezione dei dati (vedi punto 9).

Cloud

Un provider di servizi di archiviazione nel cloud affidabile offre alle aziende molte funzionalità per evitare la perdita di dati, tra cui la ridondanza integrata, il failover, il backup, la registrazione automatica, il monitoraggio e altro (con tempi di recupero più brevi rispetto alle alternative locali).

Le esigenze relative all’accesso remoto e all’accesso da dispositivo mobile dell’azienda hanno un ruolo fondamentale nella scelta dell’opzione più adatta. Ecco alcune considerazioni da tenere presenti per quanto riguarda l’accesso alle informazioni tramite il cloud e tramite le soluzioni locali:

Soluzione locale

Se la maggior parte degli utenti lavora nello stesso ufficio e utilizza raramente i dispositivi mobili, un server locale potrebbe essere una scelta appropriata dal momento che probabilmente non sarà necessaria la funzionalità offerta dal cloud che consente di accedere ovunque. Inoltre, se usi spesso file o video dimensionabili, puoi conservarli in locale per garantire tempi di caricamento e download brevi. Se utilizzi una rete privata virtuale (VPN), tieni presente che situazioni impreviste come, ad esempio, disastri naturali o la pandemia di COVID-19, possono improvvisamente costringere i dipendenti a lavorare in remoto, cosa che può anche sovraccaricare il sistema VPN.

Cloud

Con l’archiviazione nel cloud, hai uno strumento equivalente a un desktop virtuale. I lavoratori possono accedere a tutti i file come se si trovassero in ufficio tramite un server cloud, purché dispongano di una connessione Internet. Questa comodità rende il cloud una scelta eccellente per i dipendenti che lo useranno spesso da casa o in viaggio, senza la necessità di avere una VPN.
I server cloud sono perfetti anche per eseguire applicazioni che devono essere sempre operative e disponibili. Inoltre, il cloud agevola la condivisione di file, la collaborazione in tempo reale e un controllo della versione migliore. Infine, alcuni provider di servizi di archiviazione nel cloud offrono la sincronizzazione differenziale, che riduce notevolmente i tempi di caricamento e la larghezza di banda impiegata quando si apportano modifiche a file di grandi dimensioni.

Quando scelgono una soluzione di archiviazione, molte aziende dispongono di applicazioni con formati che non si trasferiscono rapidamente ad altri sistemi. Ecco perché l’84% delle aziende oggetto di indagine dichiara che l’integrazione è al primo posto quando scelgono come modernizzare le loro applicazioni. Alcune imprese vogliono semplicemente mantenere dati specifici internamente al 100%, mentre altre stanno prendendo in considerazione il cloud. Qual è quindi la scelta ottimale? Dipende dalla situazione particolare dell’azienda:

Soluzione locale

Se hai app line of business (LOB) legacy che accedono direttamente al file server locale (e non puoi o non vuoi ancora dire addio a quel software), quei sistemi legacy dovranno rimanere in locale per il momento, almeno in parte (vedi l’opzione ibrida al punto 9).

Cloud

Se è tutto pronto per modernizzare l’intera infrastruttura, è il momento di passare alle app basate sul cloud al di là della semplice archiviazione dei file. In questo modo, dovrà essere il fornitore a sostenere i costi di gestione, implementazione e supporto del software. In più, è una soluzione scalabile, mobile e un migliore utilizzo generale delle risorse.

La capacità delle aziende di sfruttare i dati locali e nel cloud pubblico può migliorare l’agilità dell’infrastruttura IT e massimizzare l’efficienza. In una soluzione ibrida, i dati e le applicazioni possono muoversi tra i server locali e i cloud pubblici offrendo una maggiore flessibilità e più opzioni di distribuzione. In altri termini, questa soluzione consente di mantenere i file che il software LOB usa in locale, mentre il resto dei file e dei documenti nel cloud. Altri suoi vantaggi includono quanto segue:

- Controllo: l’organizzazione può mantenere un’infrastruttura privata per le risorse sensibili

- Flessibilità: puoi usufruire di risorse aggiuntive nel cloud pubblico quando ne hai bisogno

- Efficienza: con la possibilità di passare al cloud pubblico, paghi una potenza di calcolo aggiuntiva solo quando ne hai bisogno

- Facilità di utilizzo: la transizione al cloud non è soverchiante perché puoi eseguire la migrazione gradualmente, cadenzando i carichi di lavoro nel tempo

Per alcune aziende, una soluzione ibrida sembra offrire il meglio di entrambe le infrastrutture, ma in realtà si tratta solo di una soluzione temporanea. Oggi, le piccole e medie imprese (PMI) stanno già eseguendo il 43% dei loro carichi di lavoro nel cloud pubblico, e si prevede che questo dato aumenterà. In tale prospettiva, è difficile ignorare i vantaggi di una migrazione al cloud completa per le PMI con reparti IT a corto di personale e oberati di lavoro.

DATAPROTS è disponibile a farti valutare le opzioni cloud ibride e sulle soluzioni cloud interamente pubbliche per la tua azienda.